Un dels avantatges dels Documents de Google és que es poden compartir els elements amb d'altres usuaris. D'aquesta manera els altres poden veure els elements que hem creat.

Rols:

Existeixen tres rols que es poden assignar a cada element.
Propietari: és la persona que ha creat l'element, té tots els privilegis sobre aquest, el pot visualitzar, editar, eliminar, compartir...
Poden editar: aquest rol es pot assignar al col·laborador que vulguem. Li donem drets per poder editar l'element que hem creat.
Poden visualitzar: el col·laborador a qui assignem aquest rol podrà veure l'element, però en cap cas el podrà modificar o ampliar.

Per poder donar assignar aquests rols als col·laboradors hem de compartir els nostres elements. Per fer-ho tenim dues opcions, des de la pàgina d'inici de Documents de Google o des l'element obert.


Compartir des de la pàgina d'inici dels Documents de Google:

A la pàgina d'inici tenim el llistat dels diferents elements. Hem de seleccionar l'element que volem compartir, fem clic a "Accions" i triem l'opció "Comparteix".

Se'ns presenten tres opcions per compartir. Anem a veure-les una per una.

Configuració de l'ús compartit:
Si triem aquesta opció s'obre una nova finestra on poder afegir els col·laboradors que vulguem al nostre document.


En aquesta finestra podem veure el nom del col·laborador i el rol que té.
A "Afegiu persones" podem introduir el nom de la persona amb qui volem compartir el document (sempre i quan tinguem a aquest usuari guardat als nostres contactes del correu), l'adreça electrònica o el grup (si l'hem creat al correu). Quan fem clic en aquest requadre s'amplien les opcions de la configuració d'ús compartit.


Quan escrivim els col·laboradors amb qui volem compartir l'element podem triar amb el desplegable del costat el rol que li donem "Poden editar" o "Poden visualitzar".
Per poder avisar al col·laborador de que hem compartir un element amb ell el més fàcil és enviar un correu electrònic, per aquesta raó l'opció "Envia notificacions per correu electrònic" ve marcada per defecte. També se'ns ofereix la possibilitat de poder rebre una còpia d'aquest missatge i d'enviar el missatge amb l'element com a fitxer adjunt (sinó sempre hi ha un enllaç per accedir-hi).
Quan ja hem afegit els usuaris, fem clic a "Comparteix".

Un cop tinguem l'element compartit, podem veure el llistat de col·laboradors d'aquest element. Podem canviar el rol de l'usuari fent clic al desplegable del costat del nom.
Si volem eliminar un col·laborador, només cal fer clic a la creueta.

Dins de la configuració d'ús compartit tenim d'altres opcions.
Podem canviar els permisos de l'element. Només cal fer clic a "Canvia".

Podem triar entre diferents opcions als permisos.

Podem canviar les opcions de visibilitat i fer clic a "Desa".


La última cosa que podem configurar són els permisos de cada rol. Per defecte, un col·laborador editor pot canviar usuaris i canviar els permisos, si volem canviar aquests privilegis hem de fer el següent.
A la finestra de la Configuració de l'ús compartit fem clic a "Canvia" situat a la part inferior de la finestra.


Envia un correu electrònic a editor/lectors:
La segona opció dins de "Compartir" permet enviar un correu electrònic als col·laboradors dels elements. Això facilita la comunicació, nom hem d'anar buscant amb qui s'ha compartit un element o no, es pot enviar un correu electrònic directament. Si fem clic a aquesta opció s'obre una finestra on poder triar a quins col·laboradors enviar el missatge.


A la part esquerra apareix el llistat de col·laboradors de l'element. Podem marcar a qui volem enviar el missatge.
La resta és com un correu electrònic convencional, escrivim l'assumpte, el missatge i triem si volem una còpia del missatge i si volem que l'element surti al cos del missatge, a continuació del missatge que hem escrit. Finalment fem clic a "Envia".


Envia per correu electrònic com a fitxer adjunt:
Aquesta opció és semblant a l'anterior però canvia l'objectiu del missatge. Amb l'opció anterior podem enviar un correu electrònic, amb un missatge al col·laborador que vulguem i tenim l'opció d'enviar l'element però al cos del missatge.
Amb aquesta opció enviem directament l'element com a fitxer adjunt a qui vulguem dels nostres contactes de Gmail i podem triar el format del fitxer.


Al desplegable de "Fitxer adjunt" podem triar el fromat de l'element. D'aquesta manera tindrem un fitxer adjunt.
Si triem l'opció "Enganxeu el mateix element al correu electrònic" tindrem l'element al cos del missatge en compte de tenir-lo com a fitxer adjunt.
Podem escriure un missatge si volem i fem clic a "Envia".



Compartir des de l'element obert:

Tots els elements que es creen nous són privats per defecte. És a dir que només hi pot accedir la persona que l'ha creat. Per canviar els permisos només cal fer clic a la definició de permisos que hi ha al costat del títol de l'element.